Un syndic de copropriété ne peut agir que dans le cadre de propositions spécifiques préalablement approuvées par l’Assemblée Générale des copropriétaires, et dans les limites du budget voté à cet effet. Vous ne connaissez pas le rôle du syndic ? Le cabinet Gratade apporte quelques éléments de réponse qui devraient vous aider à comprendre les missions du syndic.
La gestion des registres et le compte bancaire d’un immeuble
Le syndic doit tenir tous les registres nécessaires de l’immeuble :
- Les adresses et les droits de vote des propriétaires;
- Les changements de propriété des appartements dans l’immeuble ;
- Les contrats d’assurance et de services ;
- Les paiements autorisés et effectués.
Le syndic devrait idéalement tenir un compte bancaire séparé pour l’immeuble et ce compte bancaire séparé doit détailler toutes les sommes et valeurs reçues pour le compte de l’immeuble, ainsi que toutes celles payées à partir de celui-ci.
Gratade indique que les comptes du syndic de l’immeuble doivent contenir un registre à jour de tous les frais de service, et en particulier de tout arriéré.
Syndic et assurance
Le syndic doit également tenir des dossiers d’assurance. Il s’agit à la fois de réclamations et de paiements au titre de l’assurance responsabilité civile vices de construction – comme une toiture qui fuit, une terrasse fissurée ou des drains pourris – et de réclamations entre propriétaires.
Gratade rappelle que l’assureur exige que les propriétaires d’un bien immobilier soient couverts contre les dommages causés aux voisins par le feu, les inondations, le bricolage et autres risques domestiques.
Le syndic est tenu par la loi d’obtenir trois soumissions concurrentielles pour tout service, travail ou contrat important.
Les droits des propriétaires
Si un propriétaire est insatisfait d’une entreprise – ou de toute autre personne – embauchée par le syndic, il doit d’abord porter plainte au conseil syndical et, si cela ne lui convient pas, au syndic. Si cela échoue, et si d’autres personnes partagent leurs préoccupations, demandez que cette question soit inscrite à l’ordre du jour de la prochaine réunion.
La convocation des assemblées générales
Le syndic a la responsabilité de convoquer l’AG dans les six mois suivant la fin de l’exercice financier de la copropriété et de remettre à tous les propriétaires 15 jours avant l’AG les comptes complets de l’exercice précédent, un budget pour l’exercice suivant et un ordre du jour pour l’AG.
Dans les six jours suivant la réception de l’ordre du jour, les propriétaires peuvent demander au syndic, par lettre recommandée, d’ajouter des points à l’ordre du jour de l’AG.Gratade rappelle que les questions qui ne figurent pas à l’ordre du jour ne peuvent pas être discutées à l’assemblée générale, et que toute discussion ou décision sur ces questions n’a aucune autorité légale.
Le gestionnaire immobilier doit mettre à la disposition du copropriétaire, un jour déterminé après la convocation de l’assemblée mais devant l’AG elle-même, tous les dossiers de la copropriété pour tout propriétaire qui désire les consulter. En plus des dossiers bancaires, ces documents doivent comprendre des pièces justificatives pour les dépenses communes comme les factures, les contrats et le grand livre général.
Le syndic agit en tant que secrétaire de l’AG et envoie à tous les propriétaires le procès-verbal (procès-verbal de la réunion) dans un délai maximum de deux mois après la tenue de l’AG. Ce procès-verbal doit indiquer les propriétaires physiquement présents, ceux qui sont représentés, les décisions prises et les votes en faveur et contre chaque décision.
Les pouvoirs du syndic vis-à-vis des propriétaires
Le syndic a également le pouvoir de prendre les mesures nécessaires pour préserver l’intégrité de l’immeuble, particulièrement lorsque l’action ou l’inaction d’un propriétaire cause – ou peut causer – des problèmes. Dans la mesure du possible, le syndic avisera ces propriétaires par lettre recommandée avant qu’une telle mesure ne soit prise. Si l’urgence de la situation ne le permet pas, le syndic a le droit d’entrer dans un tel appartement et d’effectuer les travaux nécessaires aux frais du propriétaire.
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